Umów konsultację

KSeF w sklepie internetowym: jak wystawiać e-faktury bez przepisywania

· 2 min czytania · VistuCode

Krajowy System e-Faktur jest obowiązkowy, a w sklepie internetowym faktur jest dużo. Pokazujemy, jak sprawić, żeby e-faktury wysyłały się same i nikt ich nie przepisywał.

Co zmienia KSeF w sklepie

Faktura dla firmy przestaje być plikiem PDF wysłanym mailem. Musi trafić do KSeF jako plik XML w obowiązującej strukturze (FA(3)), a KSeF nadaje jej numer i potwierdza odbiór. Jeśli sklep wystawia faktury ręcznie albo w programie bez integracji, ktoś musi je przepisywać lub wysyłać pojedynczo. Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie to kilka godzin pracy tygodniowo.

Trzy sposoby połączenia sklepu z KSeF

  • Program do faktur z integracją. Sklep przekazuje zamówienie do programu (np. przez wtyczkę lub BaseLinkera), a program wysyła fakturę do KSeF. Dobre, jeśli program już ma tę funkcję i Ci odpowiada.
  • Integracja w sklepie. Faktura powstaje w sklepie i od razu trafia do KSeF przez API, a numer KSeF i UPO zapisują się przy zamówieniu. Dobre dla sklepów dedykowanych i nietypowych procesów.
  • Bramka dla kilku systemów. Jedno miejsce, przez które wysyłają faktury sklep, system rezerwacji i ERP, często dla kilku spółek. Dobre, gdy faktury powstają w różnych miejscach.

O czym pamiętać

  • Kolejka i ponowienia. KSeF bywa niedostępny. Integracja powinna zapisać fakturę i wysłać ją ponownie, a nie zgubić.
  • Tryb awaryjny i offline. Przepisy przewidują wystawianie faktur, gdy KSeF nie działa, i dosłanie ich w terminie. Integracja musi to obsługiwać.
  • Czytelne błędy. Gdy faktura nie przejdzie walidacji, obsługa powinna od razu wiedzieć, co poprawić, na przykład błędny NIP.
  • Klienci bez KSeF. Konsument dalej potrzebuje czytelnego PDF. Dobra praktyka to wizualizacja faktury z numerem KSeF i kodem QR.
  • Faktury kosztowe. Skoro faktury od dostawców też są w KSeF, warto je pobierać automatycznie do akceptacji i księgowości.

Ile to kosztuje i ile trwa

Wysyłka faktur ze sklepu lub prostego systemu do KSeF kosztuje u nas od 3 900 zł netto i zwykle trwa 2–3 tygodnie. Pełna integracja z fakturami kosztowymi, uprawnieniami i trybem awaryjnym to zwykle od 9 900 zł netto. Zaczynamy od testów na środowisku testowym KSeF, zanim cokolwiek trafi na produkcję.

Terminy i szczegóły obowiązku warto sprawdzić z księgowym lub na stronach Ministerstwa Finansów, bo dla różnych firm wchodziły w różnych datach.

Przeczytaj też